Comunicarnos por
correo electrónico es uno de las facilidades que nos brinda la tecnología. Nos
ahorra tiempo, dinero, facilita los negocios y nos pone en contacto
rápidamente.
Pero como en
cualquier otro medio de comunicación hay códigos que respetar pues ignorarlo
puede genera mal entendidos o que no se preste la atención que deseamos a
nuestro mensaje.
Le comparto
cuatro errores comunes que deberíamos evitar.
1. Omitimos
lo principal: las buenas maneras.
Aunque nos comunicamos mediante una máquina del otro lado hay un humano. Es muy
frecuente recibir correos que no cuentan con un saludo o una despedida.
Recibir
un correo sin saludo es exactamente igual como toparse un compañero de trabajo
en un pasillo y de inmediato hablarle de trabajo sin que medie un “buenos
días”. Si el intercambio de correo es
inmediato y casi simultáneo se pueden
omitir los saludos , de lo
contrario aplica la misma lógica que aplicaríamos a encuentros personales.
2. Re:
Rv: Rv: Rv: Rv: Si
desea que su correo sea leído edite el asunto. Cuando recibo un
correo y encuentro una lista interminables de “reenviado” en el asunto le resto
importancia. Me indica que me llegó ese correo como parte de una masa, que no
es algo dirigido a mi en forma particular, porque alguien consideró que era
importante o edificante para mi. Por lo general, este tipo de correo, no lo
leo.
Otro aspecto fundamental en el asunto, es que funciona como
un titular de noticia. Debe ser atractivo y mostrarnos en forma breve una idea
del contenido. Los “asuntos” bien pensados y atractivos aseguran la lectura de
los contenidos.
3. Intercambios
interminables: El email es
un formato escrito de carácter digital que tiene características
particulares. No es tan corto como conversaciones de chat, pero no puede ser
tan largo como un memorándum o un informe. Debemos cuidar la extensión. Lo que
no pueda escribir en cuatro párrafos de unas cinco líneas, mejor colóquelo en
un adjunto.
Si el correo que
envía es parte de una cadena, revise los reenvíos anteriores y elimine todo lo no sea relevante para el objetivo que
usted tiene al enviar su correo. Conozco casos de personas que han sido despedidas
de un trabajo por dejar textos en un correo que se dirigió a varios destinatarios
hasta que llegó a alguien que fue
aludido negativamente en algún momento del proceso y se tomó el trabajo de
revisar todo el contenido.
4. Texto
aglomerado. No hay nada
que generé más pereza de leer que párrafos muy extensos, seguidos uno de otro,
sin que medie un espacio entre uno y otro.
Es importante el aspecto visual para que la persona sea invitada a leer
lo que usted desea expresar.